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Esta es la primera etapa de un proceso cuyo objetivo final es establecer un sistema que garantice que la información electrónica que emitan los ministerios y otras reparticiones del Estado, pueda conservarse y estar disponible como patrimonio documental para las futuras generaciones del país |
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Santiago, 8 de noviembre de 2006 -- La necesidad de contar con un sistema que garantice la conservación de los documentos electrónicos emitidos por los organismos del Estado, llevó al Archivo Nacional de Chile - que depende de la Dirección de Bibliotecas Archivos y Museos (DIBAM) - a impulsar un proyecto inédito en el país para dar forma a un Portal de Archivos Interministeriales.
Dicho proyecto, que cuenta con el financiamiento del programa Información para Todos (IFAP) de la UNESCO, consiste en un plan piloto en que las secciones de Archivos y Partes de los ministerios del Interior, Educación, Vivienda y Urbanismo, y Bienes Nacionales, subirán toda la información respecto de su funcionamiento, estructura y el tratamiento que dan a sus respectivos documentos, a un sitio de Internet que estará abierto a toda la comunidad.
La Conservadora del Archivo Nacional, María Eugenia Barrientos, explicó que ésta es sólo la primera etapa de un proceso que tiene como meta final lograr que “cuando los ministerios nos envíen un documento electrónico, lo que por ley debe hacerse cinco años después de su emisión, tengamos plena certeza que ese documento va a poder conservarse y que estará disponible para las nuevas generaciones”.
Enfatizó que se trata de “una certeza que hoy no tenemos, ya que cuando hace algunos años partió el proyecto de Gobierno Electrónico, no se precisaron lineamientos respecto a la conservación del documento, aunque hubo preocupación por establecer formatos universales para los metadatos. Estamos en el momento oportuno para empezar a trabajar en este tema".
“Si no tomamos precauciones, corremos el riesgo de que nos lleguen documentos en distintos formatos, en distintos sistemas y sin ninguna norma de conservación. O sea, lo más probable es que los recibamos con una lectura bastante dificultosa o que incluso ni siquiera los podamos abrir”, advirtió.
María Eugenia Barrientos sostuvo que la preocupación del Archivo Nacional en esta línea, radica en que es el organismo responsable de conservar y velar por la conservación de todo registro de información original que constituye el patrimonio documental y cultural del país. Ello incluye documentos de carácter histórico, pero principalmente los registros de información generados por la administración del Estado.
Sobre el proyecto IFAP
La Coordinadora del Proyecto, ingeniero Eliana González G. jefa de la unidad de Estudios y Proyectos Tecnológicos del Archivo Nacional, convocó a los encargados de archivos de las carteras que participan en el proyecto piloto, el pasado miércoles 18 de octubre a un taller en el que se analizaron las normativas del Gobierno para el desarrollo de sitios web y se conocieron las directrices de los sitios de archivos del Consejo Nacional de Archivos de Brasil, que ha servido de modelo para la implementación de esta plataforma en Chile.
Con esta información, los ministerios hicieron entrega, la última semana de octubre y la primera semana de noviembre, de los primeros antecedentes e información que serán publicados en cada uno de los sitios respectivos, para dar forma al Portal de Archivos Interministeriales.
Este proyecto contempla, tanto la capacitación de los funcionarios de los archivos ministeriales, como la incorporación de la plataforma tecnológica, con el fin de facilitar el acceso a la información sobre su quehacer, a través del desarrollo de sitios web abiertos a la comunidad.
La creación del Programa Información para Todos (IFAP), en el año 2000, es la respuesta de la organización de las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) a los desafíos y oportunidades presentes en la Sociedad de la Información.
De hecho, uno de los objetivos de IFAP es consolidarse como una plataforma de desarrollo intergubernamental para propiciar la definición de políticas y acciones que promueven el acceso equitativo y universal a la información a través de las nuevas tecnologías, y también para actuar como escenario de reflexión sobre las consecuencias éticas, jurídicas y sociales del uso de las mismas.
La iniciativa, se ajusta plenamente a los objetivos del proyecto de Gobierno Electrónico, en cuanto a la necesidad que los organismos públicos incorporen el uso de las tecnologías de la información y comunicaciones (TIC´s) en su quehacer interno y externo, garantizando así su eficiencia, transparencia y acceso equitativo y participativo a la información por parte de la ciudadanía.
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